Hogyan válassz székhelyszolgáltatót?

A székhelyszolgáltató nem csupán egy címet ad bérbe: a céged hivatalos levelezését kezeli, és a hatóságok felé is ő az elérhetőség. Ha rosszul választasz, a legrosszabb esetben egy elveszett NAV-levélből lesz mulasztási bírság vagy adószám-felfüggesztés. Az alábbi hét szempont végigvezet azon, mit érdemes megnézni, mielőtt aláírod a szerződést.

Mikor van szükség székhelyszolgáltatóra?

A legtöbben nem kényelemből választanak székhelyszolgáltatót, hanem azért, mert nincs más lehetőségük. Székhelyet ugyanis csak olyan ingatlanba lehet bejegyeztetni, amelyre a cégnek használati joga van. Ha nincs a neveden ingatlan, a bérbeadó pedig nem járul hozzá a székhely bejegyzéséhez, ami bérleményeknél gyakori, akkor a székhelyszolgáltatás marad az egyetlen jogszerű megoldás.

A másik gyakori eset a költséghatékonyság. Ha a vállalkozás nem Budapesten működik, de üzleti okokból budapesti címre van szüksége, jóval olcsóbb egyetlen székhelyszolgáltatási díjat fizetni, mint két külön ingatlant fenntartani. Ugyanez igaz akkor is, ha a meglévő iroda jóval drágább, mint amennyi hasznot hoz: távmunkában vagy ügyfélnél dolgozó vállalkozásnál az iroda sokszor csak a hivatalos cím miatt kell.

Egyes szakmákban a budapesti székhely az ügyintézést is gyorsítja. Taxis vállalkozóknál például a fővárosi engedélyeztetés egyszerűbb budapesti székhellyel; erről külön írtunk a taxis vállalkozás indítása és adózása című cikkünkben.

1. Valós cím, jogszerű használati joggal

Az első kérdés mindig az, hogy létezik-e a cím a valóságban, és van-e ott bárki munkaidőben. A székhelyet cégtáblával kell megjelölni, a hatósági ellenőrzés pedig erre a címre érkezik. Egy olyan cím, ahol több száz cég van bejegyezve, de nincs sem iroda, sem ügyintéző, felkelti a NAV figyelmét, és a székhelyed valódisága gyorsan kérdésessé válik.

Az sem mindegy, milyen jogcímen kínálja a szolgáltató a címet. A 7/2017. (VI. 1.) IM rendelet megköveteli, hogy az ingatlan a székhelyszolgáltató tulajdonában legyen, vagy az ingatlan-nyilvántartásba bejegyzett használati joggal rendelkezzen felette. Egy felmondható albérlettel a te székhelyed is a levegőben marad. Mi ezért a IX. kerületi Gát utca 21. alatti irodánkat kínáljuk, amelyre bejegyzett használati jogunk van, és a cégtáblát két helyen, jól láthatóan helyezzük ki.

2. Hogyan kezeli a székhelyszolgáltató a postát?

A gyakorlatban ez a legfontosabb szempont, mert a napi működésedet ez érinti. Érdemes rákérdezni, mennyi időn belül értesítenek egy beérkezett küldeményről, kapsz-e róla szkennelt másolatot e-mailben, mi történik a tértivevényes hivatalos iratokkal, és hogy a postai továbbítás benne van-e a havidíjban.

Egy adóhatósági határozatnál a fellebbezési határidő a kézbesítéstől ketyeg, nem attól, hogy te mikor szerzel róla tudomást, így a néhány napos csúszás is sokba kerülhet. Nálunk a beérkező küldeményekről aznap e-mail értesítés megy, a leveleket felbontjuk, dátum szerint iktatjuk, és beszkennelve továbbítjuk; aki papíron is kéri, annak havonta egyszer postázzuk az iratokat.

3. Mit ír elő a jogszabály a székhelyszolgáltatónak?

A székhelyszolgáltatás nem szabadon űzhető tevékenység. A feltételeket a 7/2017. (VI. 1.) IM rendelet rögzíti, és ezek betartása a szolgáltató kötelezettsége:

• a megbízásnak írásbeli szerződésen kell alapulnia,
• a szerződés főszabály szerint határozatlan időre szól,
• a megkötést követő egy éven belül rendes felmondással nem szüntethető meg,
• a szolgáltató gondoskodik a küldemények átvételéről, érkeztetéséről, megőrzéséről és rendelkezésre tartásáról,
• biztosítja a cégtábla kihelyezését és a hatósági kényszerintézkedések tűrését.

Ha a szolgáltató határozott idejű szerződést kínál, vagy az iratok őrzéséről nem esik szó, az önmagában elég ok a továbblépésre. A mi szerződésünk határozatlan idejű, a feltételei pedig a szerződéskötés oldalon előre olvashatók. A vonatkozó jogforrásokat a hatályos jogszabályok oldalon gyűjtöttük össze.

4. Mi történik NAV-ellenőrzéskor?

Az adóhatóság rendszeresen ellenőrzi a székhelyszolgáltatással bejegyzett címeket. Ilyenkor azt vizsgálják, hogy a cím valós-e, elérhető-e ott a cég, és megvannak-e az iratok. Kérdezd meg, ki az, aki az ellenőrt fogadja, és hogyan tárolják a dokumentumokat. Az a jó válasz, ha van felelős ügyintéző és rendezett iratkezelés, nem az, hogy ilyen még sosem fordult elő. A mi címünkön munkaidőben ügyintéző dolgozik, az iratok pedig iktatva, dátum szerint rendezve állnak rendelkezésre.

5. Bejelentés a NAV felé

A székhelyszolgáltatás igénybevételét be kell jelenteni az adóhatóságnak: a szolgáltató nevét, adószámát, székhelycímét és a jogviszony kezdetének időpontját. Gazdasági társaságnál erre a bejegyzést követő 15 nap áll rendelkezésre, egyéni vállalkozónál a bejelentés a vállalkozás indításával egyidejűleg történik.

Egy felkészült székhelyszolgáltató ezeket az adatokat magától adja oda írásban, hogy a könyvelőd azonnal továbbléphessen. Nálunk mindez a szerződés mellékleteként érkezik, nem kell utána menni.

6. Árak és rejtett költségek

A havidíj önmagában keveset mond. Ugyanaz a szolgáltatás lehet olcsóbb papíron, ha a szkennelés, a postázás vagy az iratátadás külön díjas, ezért mindig azt nézd, mi van a havidíjban benne. A piaci árszint alatt jóval olcsóbb ajánlat rendszerint valahol megtakarít: vagy a valós irodán, vagy az ügyintézésen. Nálunk a szkennelés, az iktatás és az e-mail értesítés az alapdíj része, a hosszabb előrefizetés pedig kedvezménnyel jár.

7. A szerződés apró betűi

Aláírás előtt nézd meg, hogyan mondható fel a szerződés az első év letelte után, mi történik az iratokkal a megszűnéskor, milyen feltételekkel emelhető a díj, és ki a kapcsolattartó. Ez utóbbi a legalulértékeltebb szempont: egy név szerint ismert ügyintéző, aki felveszi a telefont, többet ér egy általános ügyfélszolgálati e-mail-címnél. Nálunk a szerződéskötés menete előre megismerhető, az ügyfélkapun pedig bármikor megnézheted a szerződésed adatait, lejáratát és a beérkezett küldeményeket.

Ha még a fogalmakkal ismerkedsz, kezdd a mi a székhelyszolgáltatás című írásunkkal.

Gyakori kérdések